cppyurist.ru Юридический портал
Главная > Ипотека > Сколько лет хранятся кадровые документы

Сколько лет хранятся кадровые документы

Ипотека

Сколько лет хранятся кадровые документы

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?


22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных). Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

  1. созданные до 2003 г.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

  1. созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

  1. образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился.

Наша справка Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций. Документы по личному составу, созданные до 2003 г.

Личная карточка работника

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения? Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов? Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?

После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение. На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?

Сроки хранения документов

Такое определение дано в статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Справка

  1. списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (ходатайства, справки, анкеты);
  2. документы, подтверждающие вредные условия производства;
  3. данные по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии);
  4. табели учета рабочего времени;
  5. лицевые счета;
  6. личные карточки;
  7. приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
  8. трудовые договоры;
  9. личные дела;
  10. документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты);
  11. формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.
  12. ведомости по начислению зарплаты;

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Именно этот закон о сроках хранения документов устанавливает срок хранения кадровых документов в организациях.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали.
В связи с этим возникли разногласия.

По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Каков срок хранения кадровых документов в организации

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать.

К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником. На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы.

Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно). С 13.03.2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу. Подробнее об этом – в материале . На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах.

Кадровая документация: сколько и как хранить?

В результате возникает невообразимая путаница, не позволяющая в сжатые сроки добраться до нужной информации.Если вы хотите узнать, как в 2020 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  1. Москва: .
  2. Санкт-Петербург: .

Чтобы избежать подобных ошибок в документообороте, были установлены специальные правила для хранения и ведения важных документов, имеющих отношение к трудовой сфере.

Содержание: Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица — хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).

Существует специальный Федеральный закон под номером 125, регламентирующий все процессы архивного хранения документации (принятый в октябре 2004 года).

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

Данная документация — это все, что может указывать на файлы и информацию, которая относится к деятельности.

Все приказы разделены на несколько категорий:

  1. Временные приказы.
  2. Документы долговременного хранения.
  3. Кратковременные бумаги.

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности.

Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага.

Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы. Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Что должен знать каждый работодатель о данном моменте? Теперь настало время рассмотреть каждый тип ранее перечисленных документов. Уже было сказано, что это поможет в полной мере разобраться в том, сколько именно хранить документацию.
А вот учет у всех типов бумаг одинаковый.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Рекомендуем прочесть:  Могут ли вернуть за джинсы в бершке

Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п.

1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п.

2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства. В качестве основного нормативного документа при определении

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.

В самой организации может быть разработан и утвержден локальный акт, который будет регламентировать процедуру хранения документов. Например, это может быть положение о хранении документов.

Руководство компании должно решить:

  1. поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации.
  2. передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение;
  3. организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов;

Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми. В определении сроков хранения кадровых документов помогут следующие разделы Перечня:

Бухучет инфо

Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
  2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182

Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988

  • утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации
  • Хранение кадровых документов в организации 2020

    Читайте также: На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими.

    Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер.

    Существует несколько правил формирования дел кадровой документации Правило 1.Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

    Правило 2.Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа. Правило 3.Оформляется обложки дела.

    На обложке указываются следующие реквизиты:

    1. полное наименование организации;
    2. полное наименование структурного подразделения;
    3. номер дела;
    4. заголовок дела;
    5. срок хранение документов.

    Правило 4.В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы.

    Правило 5.В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев.

    Правило 6.В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году.

    Какой срок хранения документов в архиве организации?

    Вид документа Срок хранения, лет (минимальный) Кадры Документы по личному составу:

    1. созданные до 2003 года

    75

    1. созданные с 01.01.2003

    50 Эти сроки, в частности, касаются:

    1. трудовых договоров и др.
    2. личных дел работников;
    3. приказов по личному составу;

    Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

    1–5 Подробнее об этом см. в статье .