Оглавление:
Считается непригодным для дальнейшего использования и эксплуатации. На предприятии происходит техническое оснащение, расширение, а также замена основных средств. ОС пострадало в результате аварии или стихийных бедствий и не пригодно к дальнейшей эксплуатации.
Целью служебной записки на списание основных средств является необходимость поставить в известность руководителя организации о необходимости списания ОС по тем или иным причинам.
Такая записка не имеет унифицированной формы, поэтому она составляется в произвольном виде бухгалтером или лицом, ответственным за сохранность и учет материальных ценностей.
Рассмотрев служебную записку, руководитель созывает приказом . Приведем образец служебной записки.
Доходы и расходы от списания ОС, по общему правилу, отражаются в бухгалтерском учете на счете прибылей и убытков в качестве прочих доходов и расходов в том отчетном периоде, к которому они относятся (). В налоговом учете убыток от списания ОС по причине морального/физического износа или в результате ликвидации при аварии включается единовременно в состав внереализационных расходов (). Это правило распространяется на списание ОС, амортизация по которым начислялась линейным методом.
Затем руководитель принимает решение о снятии объекта с бухгалтерского учета и его ликвидации.
Отметим, что организация самостоятельно определяет порядок, как списываются ТМЦ, который закрепляет в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении. Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами.
Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ
В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если: были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым; необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта; кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния; появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения; необходимо отправить кого-то в командировку; требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного; любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя
По результатам оценки утраченного имущества по состоянию на 02.01.2012 стоимость причиненного ущерба составила 2000000 (два миллиона) бел.руб. На основании установленных фактов выявлено, что Кравцовым В.М. причинен материальный ущерб в сумме 2000000 (два миллиона) бел.руб.
Приложение: 1. Копия акта внутренней ревизии от 02.01.2012 N 1 на 2 л.
в 1 экз. 2. Копия графика сменности от 29.11.2011 N 1 на 1 л. в 1 экз. 3. Копия рабочей инструкции Кравцова В.М. от 14.03.2011 на 5 л. в 1 экз.
4. Копия требования представить письменное объяснение от 02.01.2012 N 1 на 1 л. в 1 экз. 5. Копия акта об отказе представить письменное объяснение от 02.01.2012 N 2 на 1 л. в 1 экз. Начальник производственного отдела Подпись О.Б.Смирнов
Образец написания
В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.
Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.
Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
По итогам установить причину ущерба, определить причастного к содеянному лицо.
Привлечь виноватого сотрудника к ответственности, взяв с него письменное объяснение. Определить размер нанесённого ущерба.
Акт относится к первичной документации фирмы, и, являясь безусловным письменным доказательством причиненного повреждения/поломки, становится впоследствии основанием для списания испорченных товарно-материальных ценностей или отправки их в ремонт.
К сотруднику, непосредственно причастному к нанесению вреда имуществу компании, на основании данного документа может быть применена мера дисциплинарного взыскания.
Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.
Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее. Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:
Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов.
Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения. Рекомендуемая форма:
Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию. Для чего нужна служебная записка Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
Работодатель не имеет права применять в данном случае даже дисциплинарное взыскание.Работник несёт ответственность независимо от того, находилось ли имущество в собственности фирмы, где он трудится, или было арендовано.В любом случае ему грозит одна из форм наказания:
Самая суровая мера наказания вменяется, если обстоятельства происшествия доказаны, а в качестве методов порчи чужой собственности использовались опасные
Например, сотрудники бухгалтерии.
При обнаружении материально ответственным лицом испорченного имущества, необходимо провести инвентаризацию. Инициировать ее проведение можно, обратившись с письменной просьбой к руководителю. Для этого составляется служебная записка на списание ТМЦ.
Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД).
Но она часто используется в деловой практике.
Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .
Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения. В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей.
Она назначается в зависимости от того, насколько серьезно пострадала собственность организации:
Здесь учитываются все нюансы события, в том числе и наличие умысла.
Кроме того, на основе акта руководство предприятия имеет право потребовать от виновника возмещения материального ущерба. Акт может составлять любой работник организации, в должностные обязанности которого входит данная функция.
Это может быть руководитель структурного подразделения, юрист, секретарь или просто материально-ответственное лицо. При создании акта должны присутствовать и другие сотрудники компании, которые выступят в роли свидетелей нанесенных повреждений.