Оглавление:
И преждевременное уничтожение договоров, даже если оно организовано «по всем правилам» архивного дела, может иметь весьма непредсказуемые последствия для вашей организации. В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам.
И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов:
Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные.
Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.
Типовые и ведомственные перечни применяются:
Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.
Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции. Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла.
Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.
Решение о том, какое подразделение будет осуществлять договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.
Многие спорные ситуации, которые обычно состоят в том, что та или иная сторона недобросовестно подходит к выполнению своих обязательств, могут быть решены при помощи договора как во внесудебном порядке, так и официально, в суде.
Также следует учитывать возможность проведения проверок определенных периодов, которые будут осуществляться государственными органами контроля. Они также могут затребовать документацию за конкретный период, и если хранение договоров в организации, срок их уничтожения и другие подобные функции выполняются неправильно, то могут быть наложены очень значительные штрафы. Естественно, первым делом будет виновато руководство, однако после того как ситуация стабилизируется, начальник обязательно вспомнит, по чьей вине у него возникли проблемы на ровном месте.
То есть договора и любые другие документы должны храниться строго оговоренный срок.
Во многих компаниях вообще предпочитают
причина тому — многообразие видов договоров.
Устанавливаем срок хранения договоров по перечням
Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются.
Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.Журналы регистрации несут дополнительную функцию.
При
не менее пяти лет. Если же руководитель предприятия изъявит желание преждевременно уничтожить договора, причем до установленного законодательством срока, то даже если они на тот период стали неактуальными, данное решение может иметь для него весьма негативные последствия.
Общероссийский классификатор документов определяет договора как организационно-распорядительные документы.
Запрещается уменьшать срок хранения документов, но если есть достаточно веские причины для его увеличения, это не только не запрещено, но и целесообразно. Если говорить о минимальном сроке хранения как электронных, так и бумажных договоров и сопутствующих им документов, то он является одинаковым для обоих видов. Что касается срока действия договоров, то он бывает как ограниченный, так и неопределенный (договор находится в силе, пока одна из сторон не изъявит желание о его прекращении).
Действующим российским законодательством указано, что по окончании срока действия должны храниться не менее пяти лет договора, касающиеся:
Отличие между ними состоит в том, что первые два документа относятся к категории оборотоспособных ценных бумаг. Квитанция таковой не является.
Более того, она не считается товарораспорядительным документом.
В соглашении могут прописываться и дополнительные пункты. Тогда номенклатура дел будет выглядеть примерно так (картинка кликабельна): Когда начинается срок хранения договора?
В графе «Примечание» Перечня-1 в посвященных договорам статьях написано «После истечения срока действия договора».
И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов:
Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные.
Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.
Типовые и ведомственные перечни применяются:
23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения.
Нормативная база В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов.
Выделяют следующие сроки хранения документов:
Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные.
Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.
Таблица 1 Сроки хранения договоров по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием
№ 558 (далее – Перечень). Соблюдать указанные в Перечне сроки должны все организации независимо от формы собственности (п.
1.2 Перечня). В соответствии со статьей 443 Перечня к обязательным документам для всех юридических лиц независимо от их организационно-правовой формы относятся договоры возмездного оказания услуг со сроком хранения пять лет после истечения срока их действия. Что касается дополнительного соглашения к договору на туристическое обслуживание, то оно является неотъемлемой частью договора и храниться должно вместе с ним. Если памятка туристу является приложением к договору, то она хранится также весь срок.
При определении срока во внимание принимаются условия дополнительных соглашений.
В содержании соглашения может присутствовать, например, такая формулировка, как «до полного погашения обязательств».
Отдельную категорию составляют документы постоянного хранения. В нем должны присутствовать следующие сведения:
В журнале должны присутствовать сведения о договорах и приложениях к ним.
Дальше в статье будем называть их Перечень-1 и Перечень-2 соответственно. (Подробно прочитать о том, как определить , вы сможете, перейдя по ссылке.) Заглянув в предметные указатели к этим перечням, видим, что там представлено солидное количество видов договоров. Внимательно проверяем их сначала сами и выбираем те договоры, которые, как мы знаем точно, есть в компании.